Không có cảm giác nào tuyệt vời hơn khi nhận được tin nhắn từ Shopee thông báo có đơn hàng đầu tiên. Vậy nên, để việc mở hàng được suôn sẻ, bạn cần trang bị cho mình kiến thức cơ bản về quy trình xử lý đơn hàng.
1.Quy trình xử lý đơn hàng Shopee
- Ngay khi có đơn hàng mới, bạn sẽ được thông báo trên ứng dụng Shopee.
- Sau 30 phút kể từ lúc người mua đặt hàng và không huỷ đơn, hệ thống Shopee sẽ xác nhận và chuyển đơn hàng vào mục “chờ lấy hàng”. Khi đó, bạn cần xác nhận đơn hàng theo các bước sau:
- Bước 1: vào mục Tôi > Shop của tôi > chờ lấy hàng.
- Bước 2: chọn Chuẩn bị hàng -> lựa chọn hình thức giao hàng > điền các thông tin > xác nhận
- Lưu ý cần xác nhận đơn hàng trước 15h hàng ngày. Nếu không bấm “Chuẩn bị hàng” trước 15h ngày thứ 2 kể từ ngày người mua đặt hàng thì đơn hàng sẽ tự động huỷ trên hệ thống và tính vào tỷ lệ giao hàng không thành công.
- Bước 3: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Có một số điểm liên quan đến việc ship hàng mà bạn cần phải lưu ý thêm:
- Địa chỉ lấy hàng không được khác tỉnh/thành phố với địa chỉ lấy hàng mặc định của bạn tại thời điểm người mua đặt đơn hàng.
- Đơn hàng cần được giao cho đơn vị vận chuyển trong vòng 2 ngày kể từ khi đơn hàng phát sinh trên hệ thống.
- Luôn phải giữ lại phiếu gửi hàng, bằng chứng xác nhận đã gửi hàng phòng trường hợp khiếu nại về sau.
- Đừng quên quay video đóng hàng với những đơn hàng giá trị cao.
2. Thời hạn xử lý đơn hàng trên Shopee
Như đã nói ở trên, thời hạn để bạn bấm nút “xác nhận” và giao hàng cho đơn vị vận chuyển sẽ được tính từ ngày đơn hàng phát sinh, không bao gồm Chủ nhật và ngày lễ. Sau hai ngày kể từ lúc người mua đặt hàng, nếu bạn không xác nhận, đơn hàng sẽ tự động huỷ và bạn sẽ bị tính điểm phạt.
Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có thời hạn xác nhận đến lấy hàng riêng, bạn cần lưu ý nhấn xác nhận đơn trước thời hạn này để tránh bị huỷ đơn. Ví dụ:
- VNPost: 12h
- J&T, Ninja Van: 16h
- Các đơn vị vận chuyển khác: 15h
Nếu không kịp nhấn xác nhận đơn tước thời gian này, bạn vẫn có thể nhấn xác nhận đến 24h cùng ngày, nhưng với hành thức tự mang hàng ra bưu cục.
Ví dụ nếu khách hàng chốt đơn vào ngày 1/5. Đơn hàng sẽ tự động huỷ và tính Tỷ lệ đơn hàng không thành công nếu:
- Không xác nhận kịp trước 3 giờ chiều ngày 3/5.
- Xác nhận kịp trước 3 giờ chiều ngày 3/5 nhưng đến 12 giờ đêm 3/5 vẫn chưa giao cho đơn vị vận chuyển.
Hình thức tự mang hàng ra bưu cục cũng giúp bạn nhanh chóng gửi được hàng trong những ngày sale trọng điểm, hoặc có vấn đề gì đó khiến nhân viên chuyển phát không thể đến chỗ bạn lấy hàng.
3. Đóng gói hàng chuẩn Shopee
Đóng gói giúp bảo vệ sản phẩm bên trong, đặc biệt là các sản phẩm có giá trị cao cũng như hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển. Vì thế, bạn cần biết cách đóng gói sản phẩm chắc chắn và an toàn.
Mỗi sản phẩm có hình dáng, đặc trưng và cách bảo quản khác nhau. Do đó với từng loại sản phẩm cụ thể, Shopee có yêu cầu đóng gói khác nhau:
- Đối với các sản phẩm là đồ điện tử như đồng hồ, điện thoại, hàng dễ vỡ… bạn nên quấn nhiều lớp nilon và chèn chạt trong hộp để tránh xê dịch khi vận chuyển. Phải dán tem niêm phong và ghi bên ngoài bưu phẩm là hàng dễ vỡ để nhà vận chuyển nhẹ tay khi giao hàng.
- Đối với các sản phẩm quần áo, giày dép, túi, bỉm tã,… thường có hộp của nhà sản xuất. Như vậy chỉ cần bọc bằng túi nilon thường và dùng băng keo bọc kín ở bên ngoài gói hàng. Nếu không có hộp, bạn cũng có thể bọc thêm 1 lớp túi nilon nữa cho đảm bảo, rồi dùng băng keo bọc kín.
- Đối với các thực phẩm sấy khô, bạn cần quấn kỹ bằng nilon thường hoặc túi khí, tránh bốc mùi để thu hút côn trùng.
Đóng hàng đúng quy cách giúp khách hàng nhận được sản phẩm nguyên vẹn, đồng thời cũng mang đến cho bạn nhiều lợi ích:
- Bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
- Tránh hàng bị hư hại khi bị trả về.
- Nhận được những đánh giá sản phẩm tích cực và sự hài lòng từ khách hàng khi sản phẩm đến tay nguyên vẹn, được đóng gói chuyên nghiệp.
Thường thì mình đóng gói toàn bộ hàng hoá ngay khi nhập hàng. Khi có đơn hàng, mình chỉ cần dán vận đơn và chuyển đi. Nếu khách đặt nhiều món trong cùng một đơn hàng, mình sẽ gộp chúng lại và quấn thêm một lớp xốp chống sốc bên ngoài trước khi dán vận đơn.
Cách làm này sẽ giúp giảm thiểu thời gian chuẩn bị hàng và không mất công sức lách cách cắt băng keo, đóng hàng mỗi ngày nữa.
>>> Trọn bộ template Shopee có sẵn cho bạn trang trí shop
>>> Video hướng dẫn tự thiết kế mẫu banner trang trí shop với Canva